Kondisi Wajib Upload Dokumen — Apostille & Legalisasi
Perbandingan sistem lama (
ahu-apostille) vs sistem baru OCR (ahu-ocr-dev).
Ringkasan Cepat
| Kondisi | Sistem Lama | Sistem Baru OCR |
|---|---|---|
| Dokumen elektronik | Spesimen tidak wajib | Tidak ada pembedaan elektronik/konvensional |
| Dokumen konvensional | Spesimen WAJIB | Signer harus terdeteksi (NOTARIS = FAIL, lain = WARNING) |
| PERDAGANGAN | Boleh Apostille atau Legalisasi | Hanya LEGALISASI |
| Jalur PERCEPATAN | Tidak ada | Semua signer harus MATCHED di registry |
| Kanwil cetak stiker | Wajib untuk Legalisasi | Tidak relevan (read-only, tidak submit balik) |
1. Sistem Lama (ahu-apostille)
A. Perbedaan Elektronik vs Konvensional
Ini adalah gate paling penting di sistem lama. Field isElectronic di tabel customer_documents:
isElectronic |
Makna | Dampak |
|---|---|---|
1 |
Dokumen elektronik (e-doc) | Spesimen TIDAK wajib → langsung ke status 1 (Menunggu Verifikasi) |
2 |
Dokumen konvensional (fisik) | Spesimen WAJIB → masuk status 2 (Menunggu Spesimen Terbaru) dulu |
Dokumen Konvensional (isElectronic=2)
│
├─ spesimenPositionId ada? ──YES──→ Status 1 (Menunggu Verifikasi)
│
└─ spesimenPositionId kosong? ──→ Status 2 (Menunggu Spesimen Terbaru)
+ Generate Surat Pengantar Spesimen (PDF)
+ Dokumen TIDAK bisa lanjut ke Step 2
sampai spesimen dilengkapi
B. Kondisi yang Menentukan Spesimen Wajib/Tidak
if (isElectronic == 2 AND (spesimen kosong OR spesimenPositionId kosong)):
→ Wajib isi: spesimenOfficerName, spesimenPosition, spesimenPositionId
→ Sistem auto-generate Surat Pengantar Spesimen
→ Status dokumen = 2 (Menunggu Spesimen Terbaru)
C. Field Wajib untuk Semua Dokumen (Lama)
Wajib diisi untuk SEMUA dokumen tanpa terkecuali:
| Field | Keterangan |
|---|---|
documentName |
Nama dokumen |
documentPersonName |
Nama yang tertera di dokumen |
documentNumber |
Nomor dokumen |
documentDate |
Tanggal dokumen (tidak boleh future) |
documentQty |
Jumlah eksemplar (> 0) |
documentAbbreviation |
Singkatan jenis dokumen |
institutions |
Instansi penerbit |
D. Field Wajib Khusus Konvensional (isElectronic = 2)
| Field | Keterangan |
|---|---|
spesimenOfficerName |
Nama pejabat yang tanda tangan di dokumen |
spesimenPosition |
Jabatan pejabat |
spesimenPositionId |
ID record spesimen di database |
E. Field Wajib Khusus Legalisasi (applicationType = 2)
| Field | Keterangan |
|---|---|
placeOfPublicationStickers |
ID kantor wilayah tempat stiker dicetak |
Apostille (applicationType=1) tidak perlu ini.
F. Status Dokumen di Sistem Lama
Submit dokumen
│
├─ Elektronik (isElectronic=1)
│ └──→ Status 1: Menunggu Verifikasi ──→ Step 2 ──→ Step 3 ──→ Status 4: Selesai
│
└─ Konvensional (isElectronic=2)
│
├─ Spesimen ada ──→ Status 1: Menunggu Verifikasi ──→ (sama)
│
└─ Spesimen kosong ──→ Status 2: Menunggu Spesimen Terbaru
│
└─ Spesimen dilengkapi ──→ Status 1 ──→ (sama)
G. Alur Verifikasi Step-by-Step (Lama)
| Step | Siapa | Syarat Masuk |
|---|---|---|
| Step 1 | Petugas pertama | Status = 1 (dokumen terverifikasi/spesimen ada) |
| Step 2 | Kasubdit | spesimenPositionId ada DAN isElectronic = 2 |
| Step 3 | Final processing | Lulus step 2 |
Dokumen elektronik tidak perlu step 2 berbasis spesimen — bisa langsung step 3.
H. Override Spesimen di Step 2
Saat verifikasi step 2, sistem bisa override detail spesimen dari tabel spesimen_validity:
if (spesimenValidity ada AND step == 'step2' AND isElectronic == 2):
→ spesimenPosition = spesimenValidity.position
→ spesimenOfficerName = spesimenValidity.officerName
Artinya: petugas bisa koreksi nama/jabatan pejabat secara administratif saat step 2.
2. Sistem Baru OCR (ahu-ocr-dev)
A. Tidak Ada Pembedaan Elektronik/Konvensional
Sistem baru tidak punya field isElectronic. Semua dokumen diperlakukan sama — yang membedakan adalah apakah penanda tangan (signer) ditemukan dan terdaftar di registry spesimen.
B. Kategori Dokumen → Mana Wajib Apostille, Mana Legalisasi
PERDAGANGAN ──────────────────────────────→ LEGALISASI saja
Semua kategori lain ──────────────────────→ APOSTILLE
| Kategori | Service |
|---|---|
| PENDIDIKAN | APOSTILLE |
| KEPENDUDUKAN | APOSTILLE |
| PERNIKAHAN | APOSTILLE |
| PERCERAIAN | APOSTILLE |
| SKCK | APOSTILLE |
| NOTARIS | APOSTILLE |
| TERJEMAHAN | APOSTILLE |
| KESEHATAN | APOSTILLE |
| PERIZINAN | APOSTILLE |
| KARANTINA | APOSTILLE |
| HAKI | APOSTILLE |
| LAIN_LAIN | APOSTILLE |
| PERDAGANGAN | LEGALISASI |
C. Kondisi Signer (Pejabat Penanda Tangan)
Ini adalah padanan isElectronic di sistem baru — apakah penanda tangan dokumen perlu diverifikasi:
| Kategori Dokumen | Kewajiban Signer | Severity |
|---|---|---|
| NOTARIS | WAJIB — notarial deed harus ada tanda tangan notaris | FAIL (blokir submit) |
| PENDIDIKAN | Disarankan — tanda tangan kepala sekolah/dekan | WARNING |
| KEPENDUDUKAN | Disarankan — tanda tangan pejabat dukcapil | WARNING |
| PERNIKAHAN | Disarankan | WARNING |
| PERCERAIAN | Disarankan | WARNING |
| SKCK | Disarankan — tanda tangan Kapolres/pejabat kepolisian | WARNING |
| KESEHATAN | Disarankan | WARNING |
| TERJEMAHAN | Disarankan — penerjemah tersumpah | WARNING |
| PERDAGANGAN | Tidak diperiksa | — |
| PERIZINAN | Tidak diperiksa | — |
| KARANTINA | Tidak diperiksa | — |
| HAKI | Tidak diperiksa | — |
| LAIN_LAIN | Tidak diperiksa | — |
D. Field Wajib Per Dokumen (Sistem Baru)
Setiap dokumen apostille/legalisasi HARUS punya ketiga field ini terbaca — jika tidak ada → FAIL (blokir):
| Field | Keterangan |
|---|---|
documentNumber |
Nomor dokumen |
documentDate |
Tanggal dokumen (tidak boleh future, tidak boleh sebelum 1900) |
documentPersonName |
Nama pemilik dokumen |
E. Validasi Identitas Pemohon (Sistem Baru)
KTP pemohon di-upload sekali, lalu field-fieldnya di-cross-check ke semua dokumen:
| Rule | Keterangan | Severity |
|---|---|---|
AP_T1_NAME_PRESENT |
Nama pemohon harus terbaca dari KTP | WARNING |
AP_T1_NIK_FORMAT |
NIK harus tepat 16 digit | WARNING |
AP_T1_BIRTHDATE_VALID |
Tanggal lahir harus valid, tidak future | WARNING |
AP_T1_ADDRESS_COMPLETE |
Harus ada provinsi + kabupaten/kota | WARNING |
AP_T2_NIK_VS_KTP |
NIK di akun (JWT redirect) harus cocok dengan NIK di KTP | FAIL |
AP_DOCS_NAME_MATCH |
Nama pemilik tiap dokumen harus cocok dengan nama di KTP | FAIL |
F. Jalur Percepatan (PERCEPATAN) — Gate Tambahan
Kalau pemohon pilih jalur PERCEPATAN, ada 4 gate tambahan yang semuanya FAIL jika tidak terpenuhi:
Gate 1: Tipe layanan → harus APOSTILLE (bukan LEGALISASI)
Gate 2: Waktu → hanya hari kerja, jam 08.00–12.00 WIB
Gate 3: Kuota → tidak boleh melebihi kuota harian yang dikonfigurasi
Gate 4: Signer → SEMUA dokumen yang butuh signer harus statusnya MATCHED atau AMBIGUOUS
(bukan UNMATCHED — pejabat harus ditemukan di database spesimen)
Jika ada satu signer UNMATCHED → harus turun ke jalur REGULER, atau pemohon upload Surat Spesimen Tangguhan (SPESIMEN_PEJABAT).
G. Dokumen Khusus: SPESIMEN_PEJABAT
Ini bukan dokumen yang di-apostille, tapi lampiran referensi:
Kapan diperlukan:
- Signer dokumen tidak ada di database spesimen registry (~132K pejabat)
- Pemohon pilih jalur PERCEPATAN tapi ada signer UNMATCHED
Bentuknya:
- FORMULIR 01: "Penyampaian Spesimen" (contoh tanda tangan pejabat)
- FORMULIR 02: "Keterangan Keabsahan" (atestasi oleh pejabat lain yang terdaftar)
Efeknya:
- Signer UNMATCHED → unregisteredAck = true
- Dokumen tidak diblokir, tapi verifikator mendapat WARNING untuk review manual
- Untuk PERCEPATAN: FORMULIR 02 yang attester-nya MATCHED = bisa lanjut
H. Semua Rule Validasi Sistem Baru
| Rule Code | Kondisi | Severity |
|---|---|---|
AP_DOCS_PRESENT |
Harus ada minimal 1 dokumen apostille (bukan KTP saja) | WARNING |
AP_DOCS_REQUIRED_FIELDS |
Setiap dokumen harus punya nomor + tanggal + nama pemilik | FAIL |
AP_DOCS_NAME_MATCH |
Nama pemilik dokumen ≠ nama di KTP | FAIL |
AP_DOCS_NO_DUPLICATE |
Dokumen yang sama diupload dua kali | WARNING |
AP_T1_NAME_PRESENT |
Nama pemohon tidak terbaca dari KTP | WARNING |
AP_T1_NIK_FORMAT |
NIK bukan 16 digit | WARNING |
AP_T1_BIRTHDATE_VALID |
Tanggal lahir tidak valid | WARNING |
AP_T1_ADDRESS_COMPLETE |
Alamat KTP tidak lengkap | WARNING |
AP_T1_DOC_DATE_NOT_TOO_OLD |
Tahun dokumen < 1900 (kemungkinan OCR error) | WARNING |
AP_T2_NIK_VS_KTP |
NIK akun ≠ NIK di KTP | FAIL |
AP_T2_DOC_DATE_NOT_FUTURE |
Tanggal dokumen di masa depan | WARNING |
AP_T3_SIGNER_REQUIRED_FOR_TYPE |
NOTARIS tanpa signer | FAIL (NOTARIS) / WARNING (lain) |
AP_T3_SIGNER_NOT_HOLDER |
Signer = holder (kemungkinan OCR salah ekstrak) | WARNING |
AP_SIGNER_UNREGISTERED |
Signer tidak ada di registry, sudah di-ack pemohon | WARNING |
AP_FASTTRACK_ELIGIBLE |
Ada UNMATCHED signer di jalur PERCEPATAN | FAIL |
SPESIMEN_TTD_MATCH |
Skor kemiripan TTD < 80 (advisory AI) | WARNING (max, tidak pernah FAIL) |
3. Perbandingan Langsung: Elektronik/Konvensional
| Aspek | Sistem Lama (isElectronic) | Sistem Baru |
|---|---|---|
| Field di DB | isElectronic (1=e-doc, 2=konvensional) |
Tidak ada |
| Gate utama | Apakah dokumen konvensional? | Apakah signer ditemukan di registry? |
| Dokumen elektronik | Langsung ke verifikasi, skip spesimen | — |
| Dokumen konvensional | Wajib isi spesimen sebelum verifikasi | — |
| NOTARIS | Sama seperti semua konvensional | Signer = FAIL jika tidak terdeteksi |
| Lain-lain | Sama seperti semua konvensional | Signer = WARNING jika tidak terdeteksi |
| Jalur cepat | Tidak ada | PERCEPATAN: semua signer harus MATCHED |
4. Pohon Keputusan: Dokumen Apa yang Wajib Diupload?
Upload dokumen apostille/legalisasi
│
├── [SEMUA JENIS] Field wajib:
│ nomor dokumen + tanggal + nama pemilik
│ → Kosong/tidak terbaca = FAIL (blokir)
│
├── Kategori PERDAGANGAN?
│ ├── YES → LEGALISASI (bukan Apostille)
│ └── NO → APOSTILLE
│
├── Kategori NOTARIS?
│ └── YES → Signer WAJIB terdeteksi
│ → Tidak ada = FAIL (blokir)
│
├── Kategori sipil (PENDIDIKAN/KEPENDUDUKAN/PERNIKAHAN/
│ PERCERAIAN/SKCK/KESEHATAN/TERJEMAHAN)?
│ └── Signer DISARANKAN
│ → Tidak ada = WARNING (tidak blokir)
│
├── Signer UNMATCHED (tidak di registry)?
│ ├── Jalur REGULER → WARNING, lanjut, verifikator review manual
│ └── Jalur PERCEPATAN → FAIL (harus MATCHED)
│ └── Solusi: upload SPESIMEN_PEJABAT (lampiran referensi)
│
└── Nama pemilik dokumen ≠ nama di KTP pemohon?
└── FAIL (blokir) — kecuali ada alasan sah (anak, kuasa, dll)
5. Yang Belum Ada di Sistem Baru (Gap vs Legacy)
| Fitur Legacy | Status di Sistem Baru | Catatan |
|---|---|---|
isElectronic gate |
Tidak ada | Digantikan oleh signer-registry matching |
| Generate Surat Pengantar Spesimen | Tidak ada | Sistem baru read-only, tidak submit balik |
placeOfPublicationStickers |
Tidak ada | Tidak relevan (tidak submit ke sistem lama) |
| Penolakan → re-submit | Tidak ada | Ada REVISE → pemohon edit ulang |
| Blokir Lebaran/maintenance | Tidak ada | Hanya jalur PERCEPATAN yang punya time gate |