think
16px
820px

Kondisi Wajib Upload Dokumen — Apostille & Legalisasi

Perbandingan sistem lama (ahu-apostille) vs sistem baru OCR (ahu-ocr-dev).


Ringkasan Cepat

Kondisi Sistem Lama Sistem Baru OCR
Dokumen elektronik Spesimen tidak wajib Tidak ada pembedaan elektronik/konvensional
Dokumen konvensional Spesimen WAJIB Signer harus terdeteksi (NOTARIS = FAIL, lain = WARNING)
PERDAGANGAN Boleh Apostille atau Legalisasi Hanya LEGALISASI
Jalur PERCEPATAN Tidak ada Semua signer harus MATCHED di registry
Kanwil cetak stiker Wajib untuk Legalisasi Tidak relevan (read-only, tidak submit balik)

1. Sistem Lama (ahu-apostille)

A. Perbedaan Elektronik vs Konvensional

Ini adalah gate paling penting di sistem lama. Field isElectronic di tabel customer_documents:

isElectronic Makna Dampak
1 Dokumen elektronik (e-doc) Spesimen TIDAK wajib → langsung ke status 1 (Menunggu Verifikasi)
2 Dokumen konvensional (fisik) Spesimen WAJIB → masuk status 2 (Menunggu Spesimen Terbaru) dulu
Dokumen Konvensional (isElectronic=2)
         │
         ├─ spesimenPositionId ada? ──YES──→ Status 1 (Menunggu Verifikasi)
         │
         └─ spesimenPositionId kosong? ──→ Status 2 (Menunggu Spesimen Terbaru)
                                               + Generate Surat Pengantar Spesimen (PDF)
                                               + Dokumen TIDAK bisa lanjut ke Step 2
                                                 sampai spesimen dilengkapi

B. Kondisi yang Menentukan Spesimen Wajib/Tidak

if (isElectronic == 2 AND (spesimen kosong OR spesimenPositionId kosong)):
     Wajib isi: spesimenOfficerName, spesimenPosition, spesimenPositionId
     Sistem auto-generate Surat Pengantar Spesimen
     Status dokumen = 2 (Menunggu Spesimen Terbaru)

C. Field Wajib untuk Semua Dokumen (Lama)

Wajib diisi untuk SEMUA dokumen tanpa terkecuali:

Field Keterangan
documentName Nama dokumen
documentPersonName Nama yang tertera di dokumen
documentNumber Nomor dokumen
documentDate Tanggal dokumen (tidak boleh future)
documentQty Jumlah eksemplar (> 0)
documentAbbreviation Singkatan jenis dokumen
institutions Instansi penerbit

D. Field Wajib Khusus Konvensional (isElectronic = 2)

Field Keterangan
spesimenOfficerName Nama pejabat yang tanda tangan di dokumen
spesimenPosition Jabatan pejabat
spesimenPositionId ID record spesimen di database

E. Field Wajib Khusus Legalisasi (applicationType = 2)

Field Keterangan
placeOfPublicationStickers ID kantor wilayah tempat stiker dicetak

Apostille (applicationType=1) tidak perlu ini.

F. Status Dokumen di Sistem Lama

Submit dokumen
      │
      ├─ Elektronik (isElectronic=1)
      │       └──→ Status 1: Menunggu Verifikasi ──→ Step 2 ──→ Step 3 ──→ Status 4: Selesai
      │
      └─ Konvensional (isElectronic=2)
              │
              ├─ Spesimen ada    ──→ Status 1: Menunggu Verifikasi ──→ (sama)
              │
              └─ Spesimen kosong ──→ Status 2: Menunggu Spesimen Terbaru
                                          │
                                          └─ Spesimen dilengkapi ──→ Status 1 ──→ (sama)

G. Alur Verifikasi Step-by-Step (Lama)

Step Siapa Syarat Masuk
Step 1 Petugas pertama Status = 1 (dokumen terverifikasi/spesimen ada)
Step 2 Kasubdit spesimenPositionId ada DAN isElectronic = 2
Step 3 Final processing Lulus step 2

Dokumen elektronik tidak perlu step 2 berbasis spesimen — bisa langsung step 3.

H. Override Spesimen di Step 2

Saat verifikasi step 2, sistem bisa override detail spesimen dari tabel spesimen_validity:

if (spesimenValidity ada AND step == 'step2' AND isElectronic == 2):
     spesimenPosition = spesimenValidity.position
     spesimenOfficerName = spesimenValidity.officerName

Artinya: petugas bisa koreksi nama/jabatan pejabat secara administratif saat step 2.


2. Sistem Baru OCR (ahu-ocr-dev)

A. Tidak Ada Pembedaan Elektronik/Konvensional

Sistem baru tidak punya field isElectronic. Semua dokumen diperlakukan sama — yang membedakan adalah apakah penanda tangan (signer) ditemukan dan terdaftar di registry spesimen.

B. Kategori Dokumen → Mana Wajib Apostille, Mana Legalisasi

PERDAGANGAN  ──────────────────────────────→  LEGALISASI saja
Semua kategori lain  ──────────────────────→  APOSTILLE
Kategori Service
PENDIDIKAN APOSTILLE
KEPENDUDUKAN APOSTILLE
PERNIKAHAN APOSTILLE
PERCERAIAN APOSTILLE
SKCK APOSTILLE
NOTARIS APOSTILLE
TERJEMAHAN APOSTILLE
KESEHATAN APOSTILLE
PERIZINAN APOSTILLE
KARANTINA APOSTILLE
HAKI APOSTILLE
LAIN_LAIN APOSTILLE
PERDAGANGAN LEGALISASI

C. Kondisi Signer (Pejabat Penanda Tangan)

Ini adalah padanan isElectronic di sistem baru — apakah penanda tangan dokumen perlu diverifikasi:

Kategori Dokumen Kewajiban Signer Severity
NOTARIS WAJIB — notarial deed harus ada tanda tangan notaris FAIL (blokir submit)
PENDIDIKAN Disarankan — tanda tangan kepala sekolah/dekan WARNING
KEPENDUDUKAN Disarankan — tanda tangan pejabat dukcapil WARNING
PERNIKAHAN Disarankan WARNING
PERCERAIAN Disarankan WARNING
SKCK Disarankan — tanda tangan Kapolres/pejabat kepolisian WARNING
KESEHATAN Disarankan WARNING
TERJEMAHAN Disarankan — penerjemah tersumpah WARNING
PERDAGANGAN Tidak diperiksa
PERIZINAN Tidak diperiksa
KARANTINA Tidak diperiksa
HAKI Tidak diperiksa
LAIN_LAIN Tidak diperiksa

D. Field Wajib Per Dokumen (Sistem Baru)

Setiap dokumen apostille/legalisasi HARUS punya ketiga field ini terbaca — jika tidak ada → FAIL (blokir):

Field Keterangan
documentNumber Nomor dokumen
documentDate Tanggal dokumen (tidak boleh future, tidak boleh sebelum 1900)
documentPersonName Nama pemilik dokumen

E. Validasi Identitas Pemohon (Sistem Baru)

KTP pemohon di-upload sekali, lalu field-fieldnya di-cross-check ke semua dokumen:

Rule Keterangan Severity
AP_T1_NAME_PRESENT Nama pemohon harus terbaca dari KTP WARNING
AP_T1_NIK_FORMAT NIK harus tepat 16 digit WARNING
AP_T1_BIRTHDATE_VALID Tanggal lahir harus valid, tidak future WARNING
AP_T1_ADDRESS_COMPLETE Harus ada provinsi + kabupaten/kota WARNING
AP_T2_NIK_VS_KTP NIK di akun (JWT redirect) harus cocok dengan NIK di KTP FAIL
AP_DOCS_NAME_MATCH Nama pemilik tiap dokumen harus cocok dengan nama di KTP FAIL

F. Jalur Percepatan (PERCEPATAN) — Gate Tambahan

Kalau pemohon pilih jalur PERCEPATAN, ada 4 gate tambahan yang semuanya FAIL jika tidak terpenuhi:

Gate 1: Tipe layanan → harus APOSTILLE (bukan LEGALISASI)
Gate 2: Waktu → hanya hari kerja, jam 08.00–12.00 WIB
Gate 3: Kuota → tidak boleh melebihi kuota harian yang dikonfigurasi
Gate 4: Signer → SEMUA dokumen yang butuh signer harus statusnya MATCHED atau AMBIGUOUS
         (bukan UNMATCHED — pejabat harus ditemukan di database spesimen)

Jika ada satu signer UNMATCHED → harus turun ke jalur REGULER, atau pemohon upload Surat Spesimen Tangguhan (SPESIMEN_PEJABAT).

G. Dokumen Khusus: SPESIMEN_PEJABAT

Ini bukan dokumen yang di-apostille, tapi lampiran referensi:

Kapan diperlukan:
  - Signer dokumen tidak ada di database spesimen registry (~132K pejabat)
  - Pemohon pilih jalur PERCEPATAN tapi ada signer UNMATCHED

Bentuknya:
  - FORMULIR 01: "Penyampaian Spesimen" (contoh tanda tangan pejabat)
  - FORMULIR 02: "Keterangan Keabsahan" (atestasi oleh pejabat lain yang terdaftar)

Efeknya:
  - Signer UNMATCHED  unregisteredAck = true
  - Dokumen tidak diblokir, tapi verifikator mendapat WARNING untuk review manual
  - Untuk PERCEPATAN: FORMULIR 02 yang attester-nya MATCHED = bisa lanjut

H. Semua Rule Validasi Sistem Baru

Rule Code Kondisi Severity
AP_DOCS_PRESENT Harus ada minimal 1 dokumen apostille (bukan KTP saja) WARNING
AP_DOCS_REQUIRED_FIELDS Setiap dokumen harus punya nomor + tanggal + nama pemilik FAIL
AP_DOCS_NAME_MATCH Nama pemilik dokumen ≠ nama di KTP FAIL
AP_DOCS_NO_DUPLICATE Dokumen yang sama diupload dua kali WARNING
AP_T1_NAME_PRESENT Nama pemohon tidak terbaca dari KTP WARNING
AP_T1_NIK_FORMAT NIK bukan 16 digit WARNING
AP_T1_BIRTHDATE_VALID Tanggal lahir tidak valid WARNING
AP_T1_ADDRESS_COMPLETE Alamat KTP tidak lengkap WARNING
AP_T1_DOC_DATE_NOT_TOO_OLD Tahun dokumen < 1900 (kemungkinan OCR error) WARNING
AP_T2_NIK_VS_KTP NIK akun ≠ NIK di KTP FAIL
AP_T2_DOC_DATE_NOT_FUTURE Tanggal dokumen di masa depan WARNING
AP_T3_SIGNER_REQUIRED_FOR_TYPE NOTARIS tanpa signer FAIL (NOTARIS) / WARNING (lain)
AP_T3_SIGNER_NOT_HOLDER Signer = holder (kemungkinan OCR salah ekstrak) WARNING
AP_SIGNER_UNREGISTERED Signer tidak ada di registry, sudah di-ack pemohon WARNING
AP_FASTTRACK_ELIGIBLE Ada UNMATCHED signer di jalur PERCEPATAN FAIL
SPESIMEN_TTD_MATCH Skor kemiripan TTD < 80 (advisory AI) WARNING (max, tidak pernah FAIL)

3. Perbandingan Langsung: Elektronik/Konvensional

Aspek Sistem Lama (isElectronic) Sistem Baru
Field di DB isElectronic (1=e-doc, 2=konvensional) Tidak ada
Gate utama Apakah dokumen konvensional? Apakah signer ditemukan di registry?
Dokumen elektronik Langsung ke verifikasi, skip spesimen
Dokumen konvensional Wajib isi spesimen sebelum verifikasi
NOTARIS Sama seperti semua konvensional Signer = FAIL jika tidak terdeteksi
Lain-lain Sama seperti semua konvensional Signer = WARNING jika tidak terdeteksi
Jalur cepat Tidak ada PERCEPATAN: semua signer harus MATCHED

4. Pohon Keputusan: Dokumen Apa yang Wajib Diupload?

Upload dokumen apostille/legalisasi
            
            ├── [SEMUA JENIS] Field wajib:
                   nomor dokumen + tanggal + nama pemilik
                    Kosong/tidak terbaca = FAIL (blokir)
            
            ├── Kategori PERDAGANGAN?
                   ├── YES  LEGALISASI (bukan Apostille)
                   └── NO   APOSTILLE
            
            ├── Kategori NOTARIS?
                   └── YES  Signer WAJIB terdeteksi
                              Tidak ada = FAIL (blokir)
            
            ├── Kategori sipil (PENDIDIKAN/KEPENDUDUKAN/PERNIKAHAN/
               PERCERAIAN/SKCK/KESEHATAN/TERJEMAHAN)?
                   └── Signer DISARANKAN
                        Tidak ada = WARNING (tidak blokir)
            
            ├── Signer UNMATCHED (tidak di registry)?
                   ├── Jalur REGULER  WARNING, lanjut, verifikator review manual
                   └── Jalur PERCEPATAN  FAIL (harus MATCHED)
                               └── Solusi: upload SPESIMEN_PEJABAT (lampiran referensi)
            
            └── Nama pemilik dokumen  nama di KTP pemohon?
                    └── FAIL (blokir)  kecuali ada alasan sah (anak, kuasa, dll)

5. Yang Belum Ada di Sistem Baru (Gap vs Legacy)

Fitur Legacy Status di Sistem Baru Catatan
isElectronic gate Tidak ada Digantikan oleh signer-registry matching
Generate Surat Pengantar Spesimen Tidak ada Sistem baru read-only, tidak submit balik
placeOfPublicationStickers Tidak ada Tidak relevan (tidak submit ke sistem lama)
Penolakan → re-submit Tidak ada Ada REVISE → pemohon edit ulang
Blokir Lebaran/maintenance Tidak ada Hanya jalur PERCEPATAN yang punya time gate