Proposal Solusi Document Intelligence Engine

DataHive Document Intelligence Engine — Otomasi Pemrosesan Dokumen Berbasis Kecerdasan Buatan

Proposal Proyek

Disusun oleh PT Virtue Digital Indonesia
Ditujukan kepada Kementerian Lingkungan Hidup (KLH)

Versi 1.0 — Juli 2026

Daftar Isi

1. Latar Belakang
2. Ringkasan Solusi
3. Produk & Kapabilitas
4. Arsitektur & Keamanan Layanan
5. Infrastruktur Layanan (Sewa 24 Bulan)
6. Model Lisensi & Kepemilikan
7. Lingkup Implementasi
8. Tahapan & Timeline Implementasi
9. Tim Proyek
10. Layanan, Dukungan & Pemeliharaan
11. Nilai Penawaran
12. Asumsi & Catatan
13. Lembar Persetujuan

1. Latar Belakang

Institusi pemerintah mengelola volume dokumen yang besar dan terus bertumbuh — berkas permohonan layanan, dokumen persuratan, arsip, laporan, hingga lampiran pendukung dalam berbagai bentuk: hasil pindaian, foto, maupun berkas digital. Sebagian besar proses masih bergantung pada penanganan manual: berkas diperiksa satu per satu, data diketik ulang ke sistem, dan diverifikasi secara berlapis oleh petugas.

Pendekatan manual ini menghadirkan tiga persoalan mendasar: lambat (waktu layanan memanjang seiring volume), rawan kesalahan (pengetikan ulang membuka ruang inkonsistensi data), dan sulit diskalakan (penambahan volume menuntut penambahan tenaga).

PT Virtue Digital Indonesia mengusulkan DataHive Document Intelligence Engine, mesin pemrosesan dokumen berbasis kecerdasan buatan yang mengubah alur "unggah berkas → ketik ulang → verifikasi manual" menjadi "unggah berkas → data terstruktur siap pakai", dengan jejak audit otomatis pada setiap tahap.

1.1 Tantangan Utama

• Volume berkas tinggi namun masih diproses manual — lambat, rawan kesalahan, dan sulit diskalakan.
• Kualitas berkas masuk beragam: hasil pindaian, foto ponsel, hingga dokumen dengan kualitas terbatas.
• Data hasil pemrosesan belum terstruktur sehingga tidak siap dikonsumsi sistem inti secara langsung.
• Kebutuhan jejak audit yang lengkap untuk setiap dokumen yang diproses.
• Kebutuhan layanan yang dapat diakses publik secara aman dan terkendali, tanpa membuka risiko penyalahgunaan.
• Kepatuhan terhadap UU Pelindungan Data Pribadi: data harus tetap berada dan diproses di wilayah Indonesia.

1.2 Solusi yang Diusulkan

Satu paket lengkap yang mencakup:

1. DataHive Document Intelligence Engine — lisensi perpetual, dimiliki penuh oleh institusi.
2. Layanan pemeliharaan & dukungan teknis selama 2 (dua) tahun.
3. Infrastruktur layanan terkelola selama 2 (dua) tahun — perangkat keras, pusat data di wilayah Indonesia, dan operasionalnya disediakan serta dikelola oleh kami, sehingga institusi tidak perlu melakukan pengadaan perangkat keras terpisah.

2. Ringkasan Solusi

Document Intelligence Engine menerima berkas dari portal unggah maupun integrasi API, melindungi layanan melalui gerbang keamanan berlapis, memprosesnya melalui rangkaian modul kecerdasan buatan, lalu menyerahkan data terstruktur yang siap dikonsumsi sistem inti institusi — lengkap dengan jejak audit untuk setiap dokumen.

Gambar 1. Arsitektur solusi — dari kanal akses hingga data siap pakai.

Pendekatan berlapis ini memberikan dua kepastian sekaligus: kapabilitas (dokumen diproses cepat, akurat, dan konsisten) dan kendali (setiap permintaan melewati gerbang keamanan, setiap hasil tercatat dalam jejak audit).

3. Produk & Kapabilitas

3.1 Document Intelligence Engine

Hampir semua proses layanan dimulai dari dokumen. Document Intelligence Engine mengotomasi alur itu dari hulu ke hilir: berkas yang masuk dalam bentuk hasil pindaian, foto, maupun PDF langsung dikenali jenisnya, data kuncinya diekstraksi, divalidasi, lalu diteruskan ke sistem tujuan. Mesin pengenalan teksnya dioptimalkan untuk dokumen berbahasa Indonesia, termasuk berkas dengan kualitas terbatas.

Gambar 2. Alur pemrosesan dokumen — dari berkas masuk hingga data siap pakai.

Kapabilitas Utama

• Pengenalan teks (OCR) untuk dokumen Bahasa Indonesia dengan akurasi tinggi, termasuk berkas hasil foto atau pindai berkualitas terbatas.
• Klasifikasi dokumen otomatis: jenis berkas dikenali dan diarahkan ke alur kerja yang sesuai.
• Pemahaman struktur dokumen kompleks: tabel, formulir, dan tata letak multi-kolom.
• Ekstraksi entitas otomatis: identitas, nominal, tanggal, dan rujukan.
• Normalisasi dan pembersihan data hasil ekstraksi menjadi format terstruktur yang konsisten.
• Pemrosesan massal dengan sistem antrian, prioritas, dan pemantauan status real-time — pengguna selalu mengetahui posisi antrean dan status berkasnya.
• Validasi berlapis: kelengkapan, konsistensi, dan pemeriksaan silang sesuai standar audit institusional.
• Siap terhubung dengan sistem persuratan elektronik dan aplikasi layanan yang sudah berjalan melalui antarmuka API standar.

Manfaat untuk Institusi

• Mengurangi entry dan verifikasi manual berkas secara signifikan.
• Pemrosesan lebih cepat dan konsisten; staf dapat fokus pada pekerjaan yang membutuhkan pertimbangan.
• Output langsung dalam format terstruktur yang siap dikonsumsi sistem inti.
• Jejak audit otomatis untuk setiap dokumen, tanpa effort tambahan saat audit.
• Layanan dapat dibuka untuk publik secara aman berkat gerbang keamanan berlapis.

4. Arsitektur & Keamanan Layanan

Layanan dirancang untuk dapat diakses publik tanpa mengorbankan keamanan maupun kestabilan. Dua gerbang berdiri di depan engine:

Prinsip keamanan yang diterapkan:

• Kedaulatan data: seluruh data diproses dan disimpan di pusat data di wilayah Indonesia; tidak ada data yang dikirim ke layanan pihak ketiga di luar negeri.
• Transparansi status: pengguna selalu melihat status berkasnya ("dalam antrean — posisi N", "sedang diproses", "selesai"), bukan menunggu tanpa kepastian.
• Jejak audit menyeluruh: setiap permintaan dan hasil pemrosesan tercatat dengan penanda telusur (trace) unik.
• Enkripsi: data dienkripsi baik saat transit maupun saat tersimpan.
• Pemantauan: kesehatan sistem dipantau berkelanjutan dengan peringatan dini otomatis.

5. Infrastruktur Layanan (Sewa 24 Bulan)

Seluruh infrastruktur disediakan, dipasang, dan dikelola oleh PT Virtue Digital Indonesia dalam skema sewa layanan selama 24 bulan, ditempatkan di pusat data Tier-3 di wilayah Indonesia. Institusi tidak perlu melakukan pengadaan, instalasi, maupun pemeliharaan perangkat keras terpisah.

Gambar 3. Topologi infrastruktur layanan.

Spesifikasi Perangkat

Layanan Pengelolaan yang Termasuk

• Instalasi, konfigurasi, dan penyetelan seluruh perangkat.
• Pemantauan kesehatan sistem 24/7 dengan peringatan dini otomatis.
• Pembaruan keamanan berkala pada lapisan sistem.
• Pencadangan terjadwal dan uji pemulihan berkala.
• Penanganan gangguan sesuai SLA yang disepakati (jendela pemeliharaan terjadwal).

6. Model Lisensi & Kepemilikan

7. Lingkup Implementasi

Yang Termasuk

• Penyediaan, instalasi, dan konfigurasi seluruh infrastruktur layanan di pusat data yang disepakati.
• Instalasi dan konfigurasi Document Intelligence Engine.
• Penyetelan engine sesuai jenis dokumen, terminologi, dan alur kerja institusi.
• Konfigurasi gerbang keamanan, antrian pemrosesan, dan kebijakan akses.
• Integrasi dengan sistem yang sudah berjalan melalui antarmuka API standar.
• Pengujian fungsional, kinerja, dan keamanan; UAT bersama institusi.
• Pelatihan tim teknis dan pengguna, serta transfer pengetahuan per peran.
• Pendampingan operasional pasca go-live.

Di Luar Cakupan

• Modifikasi internal pada sistem pihak ketiga di luar antarmuka integrasi.
• Digitalisasi (pemindaian fisik) arsip lama.
• Jaringan internal institusi di luar titik serah (demarkasi) layanan.

8. Tahapan & Timeline Implementasi

Implementasi ditargetkan selesai dalam 4 (empat) bulan sejak penandatanganan kontrak, dilanjutkan pendampingan dan pemeliharaan hingga akhir masa kontrak.

Gambar 4. Tahapan implementasi.

9. Tim Proyek

Komposisi dan jumlah tim final menyesuaikan ketentuan pada Dokumen Kontrak.

10. Layanan, Dukungan & Pemeliharaan

Paket pemeliharaan tahunan mencakup:

• Dukungan teknis dengan pelaporan terstruktur dan jalur eskalasi yang jelas.
• Pemantauan kesehatan sistem, penyetelan kinerja, dan penanganan insiden.
• Pembaruan berkala engine: perbaikan, peningkatan akurasi, dan penyesuaian jenis dokumen.
• Penyesuaian konfigurasi mengikuti perubahan alur kerja institusi (dalam kuota yang disepakati).
• Laporan operasional berkala: volume pemrosesan, kinerja, dan rekomendasi perbaikan.
• Garansi atas pemenuhan fungsi yang dipersyaratkan.

Penanganan gangguan mengikuti SLA dengan jendela pemeliharaan terjadwal yang disepakati pada Dokumen Kontrak.

11. Nilai Penawaran

• Harga belum termasuk PPN.
• Lisensi engine bersifat perpetual: dibayar satu kali, hak pakai tanpa batas waktu, tanpa biaya per-transaksi.
• Sewa infrastruktur mencakup perangkat keras, pusat data di wilayah Indonesia, konektivitas, pemantauan 24/7, pencadangan, dan pengelolaan penuh selama 24 bulan.
• Nominal final dan termin pembayaran dikonfirmasi pada Dokumen Kontrak.

12. Asumsi & Catatan

• Penawaran mencakup lisensi perangkat lunak, jasa implementasi end-to-end, pemeliharaan 2 tahun, dan sewa infrastruktur terkelola 24 bulan.
• Seluruh pemrosesan dan penyimpanan data dilakukan di wilayah Indonesia sesuai ketentuan kedaulatan data.
• Institusi menyediakan akses ke sistem dan informasi yang relevan untuk fase Discovery dan integrasi.
• Kapasitas infrastruktur dirancang sesuai profil volume yang disepakati pada fase Desain; penambahan kapasitas di luar profil tersebut diusulkan melalui mekanisme Change Request.
• Setelah masa sewa 24 bulan berakhir, perpanjangan sewa, migrasi ke infrastruktur milik institusi, atau skema alih kelola dapat disepakati bersama.
• Jadwal pelaksanaan dan ukuran tim final mengikuti Dokumen Kontrak.

13. LEMBAR PERSETUJUAN

Dengan menandatangani dokumen ini, kedua belah pihak menyatakan persetujuan atas ruang lingkup, timeline, investasi, dan ketentuan yang tercantum dalam proposal ini.

Syarat & Ketentuan: Seluruh pekerjaan dilaksanakan sesuai ruang lingkup yang tercantum dalam dokumen ini; perubahan ruang lingkup hanya dilakukan melalui mekanisme Change Request dengan persetujuan tertulis kedua pihak. Client menyediakan akses sistem, infrastruktur, dan informasi yang diperlukan secara tepat waktu; keterlambatan akses dapat berdampak pada timeline. Hasil kerja yang dihasilkan untuk Client menjadi milik Client, kecuali komponen open-source yang tunduk pada lisensinya masing-masing dan produk berlisensi perpetual yang hak pakainya diberikan selamanya kepada Client. Perangkat keras infrastruktur layanan tetap menjadi milik PT Virtue Digital Indonesia selama dan setelah masa sewa, kecuali disepakati lain. Dokumen ini tunduk pada hukum Republik Indonesia.